Mis on virtuaalne kontor?
Interneti- ja sidetehnoloogiate areng võimaldab äritegevust teha eemalt lihtsamalt kui kunagi varem. Tänapäeval ei ole ettevõtte välisturul tegutsemiseks enam vaja üüritud kontorit. Kõik see on võimalik tänu kaugside kättesaadavusele. Ettevõtjad saavad luua oma ettevõtte kontorid välisturgudel ja lasta spetsialistidel praktiliste küsimuste eest hoolitseda, säästes seeläbi märkimisväärselt oma kulusid.
Virtuaalne kontor aitab juhtida ettevõtte tegevust välisriigis eemalt ilma isikliku kohalolekuta kohapeal. Virtuaalkontori standardpakett sisaldab järgmisi teenuseid:
- Üürileandmine ja juriidilise aadressi registreerimine Eestis. Seda aadressi kasutab ettevõte ametlikuks äriregistreerimiseks. See võib olla ka prestiižne aadress kesklinnas.
- Postiaadress ja kirjavahetuse edastamine. Kogu juriidilisele aadressile saabunud posti saab edastada kliendi poolt määratud aadressile.
- Virtuaalsed telefoni- ja faksinumbrid Eestis. Partnerid ja kliendid saavad ettevõttesse helistades ühendust sekretäriga, kes tutvustab end teie ettevõtte töötajana ning kas võtab kõne vastu ja jätab vastuvõtjale sõnumi või suunab kõne edasi kliendi poolt etteantud numbrile. Võimalus on ka automaatne kõnede suunamine. Suurele kliendile võib aga pakkuda oma kaugkeskust.
- Konverentsiruumide rentimine Tallinnas. Ettevõtja saab oma virtuaalkontori aadressil täielikult varustatud konverentsiruumi rentida, et pidada koosolekuid äripartneritega.
Millised on virtuaalse kontori eelised?
Nagu eespool mainitud, on virtuaalse kontori peamine eelis märkimisväärne kokkuhoid, mis tuleneb väiksematest ülalpidamiskuludest võrreldes tegeliku füüsilise kontoriga. Virtuaalkontorit saab tavaliselt üürida vaid väikese osa eest hinnast, mis tuleks maksta ruumide üürile, sellega seotud kommunaalkuludele ja sekretäri palgale.
Lisaks peetakse virtuaalkontorit üheks kõige veenvamaks viisiks, kuidas tõestada ettevõtte tegevust konkreetses riigis või linnas. Näiteks, omades virtuaalset kontorit Eestis, tõestab välismaine ettevõte oma kohalolekut Euroopa ja Eesti turul mitte ainult Eesti äriregistris, vaid ka kehtiva kohaliku telefoninumbri ja muude kontori atribuutidega.
Kellele sobib virtuaalne kontor?
Virtuaalkontor sobib ideaalselt väikestele ja noortele ettevõtetele, kes ei vaja oma kontoriruume, kuid vajavad kesklinnas asuvat aadressi kirjavahetuse vastuvõtmiseks, kontoritelefoni numbrit koos sekretäriga ja võimalust kasutada konverentsiruumi Tallinnas. Samuti võib virtuaalkontor olla kasulik ettevõtetele, kes eelistavad kaugtööd.
Lisaks eelnevale annab virtuaalkontor Eestis välismaa kaupmeestele võimaluse planeerida äri Eestis. See võimaldab säilitada tütarettevõtet, filiaali või esindust, ilma et oleks vaja omada kohalikke töötajaid või maksta lisatasu kuluka ruumide rendi eest, omades samas juurdepääsu kogu sissetulevale kirjavahetusele, säilitades seadusliku aadressi ja kohaliku telefoninumbri.
Mis on oluline virtuaalse kontori valimisel?
Kõigepealt peab kontoriteenuse pakkujal olema mugav infrastruktuur virtuaalkontori kontrollimiseks. See hõlmab nii kõnede ja posti edastamist kui ka muid võimalusi klientidega suhtlemiseks. BBCTallinn ja BBCRiga omavad enam kui kümneaastast kogemust ja tipptasemel tehnoloogiate kasutamist. BBCTallinn pakub oma kliendile kvaliteetseid teenuseid kombineerituna proovitud ja tõestatud protsessi ajakohaste mehhanismidega, mis muudab meie teenuse kvaliteedi silmapaistvaks.
Valides vale partneri oma virtuaalse kontori hooldamiseks, võib see põhjustada teile mitte ainult asjatut peavalu, vaid rikkuda ka teie ettevõtte mainet ja mainet. Näiteks mõned virtuaalkontori teenust pakkuvad ettevõtted ei uuri oma kliente eelnevalt. Selle tulemuseks võib olla virtuaalkontori “jagamine” lugupidamatute ettevõtetega, kes kasutavad teenust mõne oma tegevuse katmiseks, mis võib mõnel juhul olla ka ebaseaduslik. Seetõttu on BBCTallinnil olemas kliendi tuvastamise kord, mis aitab meil juba varakult tagasi lükata kliente, kes tegelevad kahtlase äritegevusega. See menetlus võimaldab meil säilitada head mainet ja renditud aadressi prestiiži.
Lisaks sellele on üks oluline aspekt virtuaalse kontori rentimisel Eestis mitmekeelne kvalifitseeritud sekretär. Seetõttu, et tagada võrdne kättesaadavus kohalikele ja välismaistele äripartneritele, räägivad BBCTallinnaga töötavad eksperdid inglise, eesti ja vene keelt.
Lisateavet meie ettepanekute kohta virtuaalse kontori rentimise kohta Tallinnas ja muude teenuste kohta, mis on seotud ettevõtte registreerimise ja nõustamisega Eestis, leiate meie veebilehelt.
